Microsoft Office Outlook is een Personal Information Manager en e-mailcliënt. De belangrijkste functionaliteit bestaat uit het in onderlinge samenhang beheren van de volgende gegevens:
– e-mail berichten: creëren, verzenden, ontvangen en archiveren;
– contactpersonen:  (naam, adres, e-mail, telefoonnummer, enzovoort)
– afspraken in een elektronische agenda;
– taken of acties (to do list);
– losse aantekeningen (notes).

In een organisatie kan Outlook worden gebruikt om deze gegevens te delen en met elkaar samen te werken met behulp van Microsoft Exchange Server. Zo kan bijvoorbeeld een centrale adressenlijst en distributielijst voor de verspreiding van e-mail worden bijgehouden, alsook het plannen van gezamenlijke meetings.